Зачем нужны чеки за проживание в гостинице?

Гостиничные чеки подтверждают факт проживания и являются отчетным документом о командировочных расходах. По законодательству РФ каждая компания обязана оплатить расходы на жилье при наличии документов, подтверждающих затраты.

Почему для компаний важно получить оригинальные документы?

Дело вовсе не в том, что вам не доверяют. Отсутствие чека или неправильное его оформление может вызвать проблемы у компании при проверке налоговых органов. Особенно придирчиво за наличием документом следят в государственных организациях. Их тщательно контролируют, чтобы не произошло нецелевого использования средств из госбюджета.

Когда невозможно представить документы о проживании?

  • Если гостиница не имеет кассовый аппарат.
  • Выданный чек не соответствует требованиям компании (не имеет QR-код).
  • Документы могут потеряться или проживающий их может в спешке забыть взять.
  • При аренде квартиры, когда гостиничные номера заняты.
  • Если сотрудник берет номер не по назначению. К примеру, на двоих.
  • Если сотрудник решил сэкономить и поселился у знакомых или снял более дешевое жилье.

Стоимость номера в гостинице – это немалые деньги, особенно когда поездка длительная. Поэтому большинство тех, кто отправляется в командировку, пытается сэкономить эти средства, поселившись в более дешевых апартаментах. Но без возможности предъявить чек такая экономия чревата тем, что вам не выплатят командировочных вовсе или удержат уже выданную сумму.

Что делать, если нет чека о проживании в гостинице?

Раньше чек можно было купить с рук на вокзале, достаточно лишь было пропечатать документ на кассовой ленте. В подтверждение к чеку прилагался счет по форме 3-Г. В нём детально расписывалась информация о гостинице, проживающем, дате и времени его заезда и выезда. Документ заверялся печатью, но это не останавливало умельцев его подделать. Сейчас не все так просто. Чеки стали проводится через онлайн-кассу, они имеют QR-код, на котором зашифрована информация о проживании. Поэтому счет по форме 3-Г для многих компаний стал не так важен, его могут и не потребовать.

Если чек подлинный и зарегистрирован в онлайн-кассе, значит, данные, которые он содержит, есть в архиве гостиницы и от общей суммы проживания уплачен налог. Это говорит о том, что если вы приобрели чек, он не может стоить дешевле 7-10% от стоимости проживания.

Именно поэтому мы сформировали такую стоимость за свои услуги. Мы предоставляем чеки с подтверждением проживания. Оформляются чеки на нужные вам даты и время, они могут содержать любые указанные вами услуги. На запрос с бухгалтерии или налоговой в гостинице подтвердят данные по чеку.

Сегодня проверить отчетные документы о проживании в гостинице не составит труда, поэтому они подвергаются особо строгому контролю. Выявление подделок чревато увольнением и изыманием расходов на жилье. Поэтому важно обращаться только к изготовителям с хорошей репутацией. Чтобы вы убедились, что мы работаем честно, оплата чека происходит только после того, как его вам доставит курьер.